Używanie prywatnego samochodu przez pracownika – umowa i skutki podatkowe

Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych przez pracowników

Co do zasady, zwrot pracownikom kosztów używania ich prywatnych samochodów do potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. “kilometrówki”), w zależności od decyzji pracodawcy.

W obu przypadkach zastosowanie mają odpowiednie przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Umowa na używanie prywatnego samochodu przez pracownika

Umowy tego typu powinny zawierać postanowienia dotyczące następujących zagadnień:

  1. jaki pojazd będzie używany przez pracownika,
  2. jakiej pojemności skokowej będzie miał samochód (dla celów określenia wysokości limitu za 1 km);
  3. zobowiązania pracowników od używania prywatnego samochodu do celów służbowych związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez pracodawcę.

Każda umowa powinna określać w jakim terminie obowiązuje oraz kiedy można ją rozwiązać. Rekomendujemy, aby umowy tego typu automatycznie ulegały rozwiązaniu w razie rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.

Ponadto, umowy powinny wskazywać, że kwota ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o 1/22  za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponuje pojazdem do celów służbowych.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy przewiduje, że zwrot, dokonywany w postaci miesięcznego ryczałtu, może mieć miejsce po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać: dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), określenie ilości dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.  Warto dodać, że oświadczenie stanowi podstawę zaewidencjonowania w księgach rachunkowych ryczałtowego zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu pracownika.

Warto aby w umowach znalazły się postanowienia, zgodnie z którymi miesięczny ryczałt będzie wypłacany w terminie do 10-tego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, po przedłożeniu przez pracownika w nieprzekraczalnym terminie do 5 tego dnia miesiąca oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik do niniejszej umowy.  Do oświadczenia pracownik powinien załączy informację o zaistnieniu zmiany stanu technicznego prywatnego samochodu lub o innych okolicznościach uniemożliwiających jego eksploatację z określeniem liczby dni.  Warto dodać do umów o używanie pojazdów obowiązek niezwłocznego poinformowania Spółki o zbyciu samochodu lub zaprzestaniu jego użytkowania lub o zaistnieniu zmiany stanu technicznego prywatnego samochodu lub o innych okolicznościach uniemożliwiających jego eksploatację z określeniem liczby dni.  Pracownik powinien także być zobowiązany do powiadomienia pracodawcy o zmianie numeru rejestracyjnego prywatnego samochodu.

Do umów rekomendujemy dodanie postanowień, iż pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia pojazdu, posiadanego przez pracownika (także w przypadku, gdy uszkodzenie powstało w czasie używania pojazdu do celów służbowych) i nie ponosi kosztów napraw bieżących, głównych i powypadkowych oraz że nie odpowiada za szkody spowodowane przez pracownika w związku z używaniem przez niego pojazdu do celów służbowych.

Skutki podatkowe

W przepisach ustaw podatkowych – zarówno ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) – nałożono obowiazek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczania kosztów eksploatacji (wg limitów ustalanych kilometrówką).

Obowiązek jest wyłączony, jeżeli podatnicy stosują ryczałty samochodowe.

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) i to niezależnie od wysokości tych kwot. Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku jedynie wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów albo możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Wyjątkami takimi są zwroty kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i listonoszom.

ZUS

Kwoty ryczałtu, jak i kilometrówki są od zwolnione z oskładkowania, ale tylko do wielkości limitów.

[Maksymalna wysokość stawek]
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)dla samochodu osobowego:

a)o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b)o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2)dla motocykla – 0,2302 zł,
3)dla motoroweru – 0,1382 zł.
[Limit kilometrów na jazdy lokalne]

1. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.
2. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

1)300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2)500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3)700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
3.  2 Limit, o którym mowa w ust. 1, dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km.
4. Limit, o którym mowa w ust. 1, dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

Składki te naliczane są dopiero po przekroczeniu określonego prawem limitu kilometrów, jednak tylko od sumy przewyższającej ten przydział. Dla zwolnienia z oskładkowania przebieg pojazdu musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego).

 

Używanie prywatnego samochodu przez pracownika – umowa i skutki podatkowe

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *